Lyhyt vastaus: miten pitopalvelun hinta per henkilö lasketaan
Pitopalvelun hinta per henkilö saadaan laskemalla yhteen kaikki vieraskohtaiset kustannukset ja jakamalla saatu summa luvulla yksi miinus tavoiteltu katetuottoprosentti.
Hinnoittele palvelusi aina todellisten kulujen mukaan, äläkä koskaan yritä kopioida suoraan kilpailijoidesi julkisia hintoja. Muilla pitopalveluilla voi olla täysin erilainen kulurakenne kuin omalla yritykselläsi: toinen toimija saattaa omistaa toimitilansa velattomana, käyttää perheenjäsentensä palkatonta apua tai toimia ilman todellista käsitystä toimintansa kannattavuudesta. Jos kopioit hintasi suoraan kilpailijan verkkosivuilta, kopioit samalla heidän mahdolliset virheensä ja vaarannat oman yrityksesi talouden. Terve ja kestävä liiketoiminta syntyy siitä, että tunnet jokaisen raaka-aineen, työtunnin, astiavuokran ja kuljetuskilometrin todellisen kustannuksen, ennen kuin lyöt hinnan lukkoon asiakkaan kanssa.
Mistä pitopalvelun hinta muodostuu?
Pitopalvelun kokonaishinta muodostuu muuttuvista ja kiinteistä kuluista, jotka kattavat tilaisuuden kaikki vaiheet ennakkosuunnittelusta jälkisiivoukseen.
Palvelumuoto ja tarjoilutapa
Palvelumuoto määrittää pitkälti sen, miten paljon työtunteja tilaisuuden järjestämiseen kuluu. Valmiiden ruokien nouto keittiöltäsi vaatii ainoastaan valmistusajan ja pakkausmateriaalit. Lämpölaatikoissa toimitettava buffet ilman henkilökuntaa tuo mukaan kuljetuskulut sekä mahdolliset astioiden noutokäynnit. Kun tilaisuuteen tarvitaan henkilökuntaa esillepanoon, juomatarjoiluun, pöytiin tarjoiluun ja tiskaukseen, työvoiman osuus kustannuksista kasvaa huomattavasti. Pöytiin tarjoiltu useamman ruokalajin illallinen vaatii usein moninkertaisesti henkilökuntaa ja huomattavasti pidemmän esivalmisteluajan kuin perinteinen noutopöytä.
Menun monimutkaisuus ja erikoisruokavaliot
Raaka-ainekustannukset ja valmistuksen työmäärä vaihtelevat suuresti menun mukaan. Pitkään haudutettava pataruoka sitoo keittiötä eri tavalla kuin monivaiheinen à la carte -tason lautasannos. Erikoisruokavaliot vaativat aina lisätyötä, usein kalliimpia korvaavia raaka-aineita sekä omat valmistusvälineet ja työpisteet ristisaastumisen estämiseksi. Jokainen erikoisannos nostaa annoskohtaista työkustannusta, mikä sinun on huomioitava jo hinnoitteluvaiheessa.
Vierasmäärä ja kiinteiden kulujen jakautuminen
Mitä suurempi tilaisuus on kyseessä, sitä pienemmäksi kiinteiden kulujen osuus muodostuu yhtä vierasta kohden. Valmistelun suunnitteluun, tavaroiden pakkaamiseen, autojen kuormaamiseen ja keittiön siivoukseen kuluu lähes sama aika riippumatta siitä, syökö tilaisuudessa pieni vai suuri ryhmä. Pienissä tilaisuuksissa nämä kiinteät työtunnit ja logistiikkakulut jakautuvat harvemmalle vieraalle, minkä vuoksi vieraskohtainen hinta on väistämättä korkeampi.
Astiat, liinat ja välineet
Kattaus ja tilaisuuden visuaalinen ilme vaativat usein erillistä kalustoa. Jos vuokraat astioita, aterimia, laseja, pöytäliinoja tai tarjoiluvälineitä ulkopuoliselta toimijalta, vuokrakulut ja noutoihin käytetty aika kuuluvat suoraan tapahtuman hintaan. Vaikka käyttäisit omia astioitasi, niihin sitoutuu pääomaa, minkä lisäksi ne kuluvat, rikkoutuvat ja vaativat jatkuvaa konepesua.
Henkilökunnan kokonaistyötunnit
Työvoimakustannus kattaa paljon muutakin kuin asiakkaan luona vietetyn tarjoiluajan. Työaika alkaa keittiöllä tavaroiden pakkaamisesta ja päättyy vasta silloin, kun autot on purettu, astiat pesty, liinat lajiteltu pesulaan ja tuotantokeittiö siivottu seuraavaa päivää varten. Huomioi aina myös matka-aika juhlapaikalle ja takaisin sekä työntekijöiden lakisääteiset sivukulut, lomapalkkavaraukset ja mahdolliset ilta-, lauantai- tai pyhälisät.
Välimatkat, tilaisuuden kesto ja sesonki
Kuljetuskustannuksiin vaikuttavat polttoaineen lisäksi auton huoltokulut ja kuljettajan palkka ajoajalta. Tapahtuman kokonaiskesto määrittää sen, kuinka monta työtuntia paikan päällä tarvitaan. Lisäksi sesonki vaikuttaa hinnoitteluvoimaasi: suosituimmat kesälauantait ja pikkujoulukauden viikonloput ovat kysynnän huippuaikaa, jolloin rajallisesta kapasiteetista kannattaa periä korkeampi hinta kuin hiljaisempana arki-iltana.
Laske pitopalvelun hinta viidessä vaiheessa
Kannattava vieraskohtainen myyntihinta lasketaan käymällä järjestelmällisesti läpi viisi vaihetta suorista kuluista tavoitekatteeseen.
- Raaka-ainekustannus per henkilö. Laske menun jokaisen ruokalajin raaka-ainekustannukset tarkasti reseptien pohjalta. Lisää kuluihin aina hävikkivara, sillä esikäsittelyssä syntyy kuorintahävikkiä ja buffet-tarjoilussa ruokaa on valmistettava hieman yli laskennallisen menekin. Laske mukaan myös kertakäyttöiset pakkausmateriaalit: alumiinivuoat, kelmut, leivinpaperit ja kylmägeelit.
- Työvoimakustannus per henkilö. Laske yhteen kaikki tilaisuuden vaatimat työtunnit: esivalmistelu keittiössä, pakkaaminen, matkat, tarjoilu paikan päällä, purkaminen ja loppusiivous keittiöllä. Kerro kokonaistunnit työntekijän todellisella tuntikustannuksella, joka sisältää bruttopalkan lisäksi työnantajan sivukulut ja lomakorvaukset. Jaa saatu summa vierasmäärällä. Laske mukaan aina myös omat työtuntisi täydellä kustannuksella.
- Tapahtuman kiinteät kulut per henkilö. Laske yhteen ne kulut, jotka syntyvät kyseisen tilaisuuden toteuttamisesta, mutta eivät riipu suoraan annosmäärästä. Näitä ovat esimerkiksi ajoneuvon polttoaine- ja kilometrikustannukset, ulkopuolisten astioiden tai lisälaitteiden vuokrat sekä mahdolliset pysäköintimaksut. Jaa näiden kulujen summa tilaisuuden vierasmäärällä, niin saat kiinteän kulun vierasta kohden.
- Yleiskulut per henkilö. Yrityksesi kiinteät kuukausikulut juoksevat riippumatta siitä, kuinka monta tilausta teet. Laske yhteen toimitilavuokra, sähkö, vesi, jätehuolto, vakuutukset, leasing-maksut, kirjanpitopalvelut, ohjelmistot ja markkinointi. Jaa kuukausittaiset yleiskulut sillä vierasmäärällä, jonka palvelet keskimäärin kuukauden aikana. Näin saat jokaiselle vieraalle kuuluvan yleiskuluosuuden.
- Katteen lisääminen kokonaiskustannukseen. Laske yhteen edellisten neljän vaiheen vieraskohtaiset kustannukset. Lopullista verotonta myyntihintaa ei lasketa lisäämällä kuluihin prosenttiosuutta, vaan jakamalla kokonaiskustannus luvulla yksi miinus tavoiteltu katetuottoprosentti. Näin varmistat, että kate lasketaan toteutuneesta myyntihinnasta eikä pelkästään kulujen päälle.
Keksitty esimerkki, ei suositus
Tämä on keksitty esimerkkilaskelma hinnoittelun logiikan havainnollistamiseksi, ei suositus minkään tilaisuuden hinnaksi. Oletetaan tilaisuudeksi 60 hengen buffet-tarjoilu, johon kuuluvat seuraavat kustannukset ennen arvonlisäveroa:
- Raaka-aineet: 10,50 € per vieras
- Työvoima: 3 työntekijää × 6 tuntia × 15 €/tunti = 270 €, joka jaettuna 60 vieraalla tekee 4,50 € per vieras
- Tapahtumakohtaiset kiinteät kulut (kuljetus ja kalustovuokra): 180 €, joka jaettuna 60 vieraalla tekee 3,00 € per vieras
- Yleiskulut: kuukausittaiset yleiskulut 900 € jaettuna kuukauden keskimääräisellä 450 vieraalla tekee 2,00 € per vieras
- Kokonaiskustannus: 10,50 € + 4,50 € + 3,00 € + 2,00 € = 20,00 € per vieras.
Kun kokonaiskustannus on 20,00 € per vieras ja tavoitteena on 25 % kate, laskelma tehdään jakamalla kustannus luvulla 0,75:
20,00 ÷ 0,75 = 26,67 € per vieras.
Tämän esimerkin mukainen veroton vähimmäismyyntihinta on 26,67 € per vieras, jotta toiminta kattaa kaikki kulut ja tuottaa tavoitellun katteen.
Arvonlisävero pitopalvelussa
Pitopalvelun arvonlisäverokohtelu riippuu siitä, toimitetaanko asiakkaalle ainoastaan valmiit ruoat vai sisältääkö toimeksianto myös tarjoilutyötä paikan päällä.
Ruoan myyntiin ja ravintola- sekä tarjoilupalveluihin sovelletaan eri verokantoja, ja arvonlisäverolainsäädännössä on tapahtunut viime aikoina muutoksia. Tarkista aina kulloinkin voimassa olevat arvonlisäveroprosentit Verohallinnon verkkosivuilta osoitteesta vero.fi, jotta käytät laskelmissasi oikeaa verokantaa. Esitä hinnat tarjouksessasi selkeästi arvonlisäveron kanssa tai ilman sitä asiakaskunnan mukaan: kuluttaja-asiakkaille hinnat on kuluttajansuojalain mukaan ilmoitettava aina verollisina kokonaishintoina, kun taas yritysasiakkaille tarjoukset esitetään tyypillisesti verottomina hintoina erillisellä arvonlisäveroerittelyllä.
Viisi yleistä hinnoitteluvirhettä pitopalvelussa
Yleisimmät hinnoitteluvirheet johtuvat todellisten kustannusten aliarvioinnista ja siitä, että tilauksia yritetään voittaa tekemällä työtä liian pienellä katteella.
1. Oman työajan jättäminen hinnoittelematta
Moni yrittäjä laskee kuluihin vain apulaisten tunnit ja olettaa oman toimeentulonsa syntyvän siitä, mitä viivan alle jää. Jos et laske omalle työllesi täyttä tuntihintaa esivalmistelusta ja ajoista aina jälkisiivoukseen, teet ilmaista työtä ja yrityksesi toiminta näyttää paperilla kannattavammalta kuin se todellisuudessa on.
2. Raaka-ainekulujen ja hävikin aliarviointi
Ruokakustannukset ylittyvät helposti, jos reseptejä ei ole mitoitettu tarkasti ja hävikkiä ei huomioida. Esikäsittelyhävikki, koeannokset, kuljetusvauriot ja noutopöydän riittävyyden varmistaminen vaativat aina ylimääräistä raaka-ainetta, jonka kulu on laskettava mukaan annoshintaan.
3. Kiinteiden yleiskulujen unohtaminen
Vaikka viikonlopun keikka toisi hyvän katteen suhteessa omiin raaka-aine- ja henkilöstökuluihinsa, yritys voi tehdä tappiota, jos keikat eivät kata toimitilan vuokraa, kirjanpitoa, vakuutuksia ja kylmälaitteiden huoltoja. Jokaisen myydyn annoksen täytyy kattaa oma osuutensa yrityksen kiinteistä vuosikuluista.
4. Kauppojen voittaminen katteen kustannuksella
Halvimman tarjouksen tekeminen vain keikan saamiseksi syö yrityksen kannattavuuden ja vie resursseja niiltä asiakkailta, jotka olisivat valmiita maksamaan laadusta kunnon hinnan. Jos lasket hintaa vain siksi, että asiakas pyytää alennusta, joudut tinkimään joko laadusta tai omasta palkastasi.
5. Minimiveloituksen puuttuminen pienistä tilaisuuksista
Pienen tilaisuuden järjestäminen sitoo keittiön ja kuljetuskaluston lähes samalla tavalla kuin suuri tapahtuma. Jos hinnoittelet tilaisuudet puhtaasti henkilömäärän mukaan ilman minimiveloitusta tai pientoimituslisää, pienet keikat kääntyvät herkästi tappiollisiksi kiinteiden työtuntien vuoksi.
Näytä hinta asiakkaalle jo ennen yhteydenottoa
Verkkosivuilla oleva selkeä hintalaskuri karsii budjettiin sopimattomat kyselyt ja vähentää turhaa tarjouslaskentaa.
Kun asiakas näkee suuntaa-antavan hinnan heti valitsemallaan ruokalistalla ja vierasmäärällä, yhteydenottoon päätyvät vain ne asiakkaat, joiden budjetti vastaa todellista hintatasoasi. Tämä vähentää edestakaista sähköpostittelua ja turhien tarjousten laatimista silloin, kun kauppoja ei muutenkaan syntyisi.
CaterWay tarjoaa pitopalveluille valmiin ratkaisun verkkosivujen hinnoitteluun: voit luoda oman menusi pohjalta räätälöidyn hintalaskurin suoraan omille verkkosivuillesi. Asiakas valitsee haluamansa annokset sekä vierasmäärän ja näkee hinta-arvion välittömästi, minkä jälkeen saat valmiin ja kattavan tarjouspyynnön suoraan järjestelmääsi. Pääset tarkistamaan tilauksen yksityiskohdat, tekemään tarvittavat muutokset ja lähettämään virallisen tarjouksen asiakkaan hyväksyttäväksi muutamalla klikkauksella. Voit ottaa palvelun käyttöön maksutta ilman sitoutumista ja vapauttaa työaikasi tarjousten näpyttelystä ruoanlaittoon.
Laske ja automatisoi pitopalvelusi tarjoukset
Unohda turha sähköpostirumba. Ota CaterWay käyttöön maksutta ja anna asiakkaidesi laskea hinta-arviot suoraan verkkosivuillasi.
Usein kysytyt kysymykset
Miten lasken pitopalvelun hinnan per henkilö?
Laske yhteen vieraskohtaiset raaka-aine- ja työvoimakulut, tapahtuman kiinteät kulut jaettuna vierasmäärällä sekä osuus yrityksen kuukausittaisista yleiskuluista. Jaa saatu kokonaiskustannus luvulla yksi miinus tavoiteltu katetuottoprosentti, jolloin saat verottoman myyntihinnan vierasta kohden. Lisää lopuksi hintaan voimassa oleva arvonlisävero.
Miksi pienet tilaisuudet maksavat enemmän per henkilö?
Pienissä tilaisuuksissa kiinteät valmistelu-, kuljetus- ja siivoustyötunnit jakautuvat huomattavasti pienemmälle vierasmäärälle kuin suurissa juhlissa. Keittiön käynnistäminen, menun suunnittelu, raaka-aineiden hankinta ja tavaroiden pakkaaminen vievät lähes saman ajan riippumatta siitä, valmistetaanko ruoka pienelle vai suurelle ryhmälle. Tästä syystä vieraskohtainen hinta nousee vääjäämättä, ellei käytössä ole kiinteää perusmaksua tai pientoimituslisää.
Pitäisikö hinnat näyttää verkkosivuilla?
Hintojen näyttäminen verkkosivuilla kannattaa, koska se karsii pois kyselyt, joissa asiakkaan odotukset eivät vastaa hintatasoasi. Suuntaa-antava hinnasto tai interaktiivinen laskuri houkuttelee ostovalmiita asiakkaita, jotka haluavat tietää hinnan heti ilman päivien odottelua. Tarkat erikoistoiveet ja lisäpalvelut voidaan aina hinnoitella erikseen viralliseen tarjoukseen.
Kannattaako hinnoitella kilpailijoiden mukaan?
Kilpailijoiden hintojen kopioiminen on riskialtista, koska et voi tietää heidän todellisia kulujaan, toimitilakustannuksiaan tai katteitaan. Kilpailija saattaa tehdä työtä ilman palkkaa tai käyttää vanhentunutta hinnoittelua, jolla yritys tekee hiljaista tappiota. Hinnoittele palvelusi aina omien toteutuneiden kustannustesi ja asettamasi katetavoitteen perusteella.
Mitä minimiveloitus tarkoittaa?
Minimiveloitus on kiinteä vähimmäissumma, jonka yritys veloittaa tilaisuudesta riippumatta siitä, kuinka pieni vierasmäärä on kyseessä. Se varmistaa, että lyhytkin keikka tai pieni tilaus kattaa aina peruskulut, matkat ja valmisteluun kuluneen työajan. Vaihtoehtoisesti minimiveloitus voidaan asettaa vähimmäisvierasmääränä, jonka mukaan tilaus vähintään laskutetaan.