Tämän oppaan on kirjoittanut CaterWay. Muut vaihtoehdot esittelemme tyypeittäin, ja kerromme myös, milloin ne sopivat paremmin kuin CaterWay.
Lyhyt vastaus
Parhaan ratkaisun määrittää se, millaista myyntiä teet ja kuinka paljon tarjouspyyntöjä käsittelet. Jos myyt valmiita juhlapaketteja suoraan noudettavaksi, perinteinen verkkokauppa-alusta toimii usein parhaiten. Jos taas toimitilojen ja kaluston vuokraus on pääosassa, tapahtumille tarkoitettu varausjärjestelmä pitää kalenterin järjestyksessä.
CaterWay sopii sinulle, kun lasket tarjoukset vierasmäärän ja valittujen ruokalajien mukaan ja haluat asiakkaan näkevän hinta-arvion suoraan omilla kotisivuillasi. Maksuttomalla tilillä pääset liikkeelle heti ilman kuluja. Jos saat vasta muutaman tarjouspyynnön kuukaudessa, et välttämättä tarvitse vielä mitään erillistä ohjelmistoa, vaan sähköposti ja taulukkolaskenta riittävät hyvin.
Miksi sähköposti ja Excel käyvät raskaiksi
Tavallisen yhteydenottolomakkeen kautta tulevista viesteistä puuttuu usein ratkaisevia tietoja, kuten tarkka henkilömäärä tai toivottu menukokonaisuus. Jokainen hinta per henkilö täytyy laskea uudelleen käsin tai taulukkolaskennassa, mikä vie aikaa kiireisimpinä sesonkeina. Tarjoukset ja viestiketjut hajaantuvat useaan eri kansioon, jolloin yhtenäinen lista ja käsittelytilanne puuttuvat kokonaan. Lopulta tarjousten seuraaminen unohtuu helposti, ja kauppa saattaa mennä nopeammin vastanneelle kilpailijalle.
Mitä vaihtoehtoja pitopalvelulla on
Tarjouspyyntölomake, sähköposti ja Excel
Sopii, kun: Tämä yhdistelmä sopii aloittavalle yritykselle, jolle tulee vain muutama tarjouspyyntö kuukaudessa ja jonka ruokalistat ovat vielä muotoutumassa.
Rajoitukset: Työtapa hidastuu heti kysynnän kasvaessa, sillä luvut lasketaan aina käsin eikä tarjousten tilasta synny selkeää kokonaiskuvaa.
Yleinen lomaketyökalu (Google Forms, Jotform)
Sopii, kun: Lomaketyökalu toimii silloin, kun haluat kerätä tilaisuuden perustiedot valmiiksi jäsennellysti ilman monimutkaista tekniikkaa.
Rajoitukset: Se ainoastaan vastaanottaa vastauksia, joten et saa automaattista hintalaskuria etkä työkaluja tarjouksen hyväksymiseen tai keittiön listoihin.
Verkkokauppa valmiille juhlatarjoiluille (nouto)
Sopii, kun: Verkkokauppa-alusta sopii erinomaisesti tilanteeseen, jossa myyt valmiiksi hinnoiteltuja voileipäkakkuja, leivonnaisia tai noutomenukokonaisuuksia suoraan ostoskoriin.
Rajoitukset: Se ei taivu räätälöityyn tarjousprosessiin, jossa vierasmäärä, toimituskulut ja useat menuvaihtoehdot vaikuttavat kokonaishintaan.
Välityspalvelut, jotka välittävät tarjouspyyntöjä
Sopii, kun: Välityspalvelut sopivat uutta asiakasvirtaa hakevalle pitopalvelulle, jolla on vapaata kapasiteettia ja halua maksaa valmiista liideistä.
Rajoitukset: Palvelut veloittavat kuukausimaksuja tai välityspalkkioita, ja sama tarjouspyyntö lähetetään usein samanaikaisesti usealle eri toimijalle kilpailtavaksi.
Varausjärjestelmä tiloille ja tapahtumille
Sopii, kun: Tällainen järjestelmä on paikallaan silloin, kun vuokraat juhlatilaa, pöytäpaikkoja tai esitystekniikkaa kellonaikojen ja päivämäärien mukaan.
Rajoitukset: Järjestelmät keskittyvät kalenterivarauksiin, joten ruokalistojen henkilökohtainen räätälöinti ja keittiön työlistojen luominen jäävät puuttumaan.
Pitopalveluohjelmisto, jossa hintalaskuri omilla sivuillasi
Sopii, kun: Tämä ratkaisu sopii pitopalvelulle, joka haluaa automatisoida hinnoittelun ja antaa asiakkaan kokeilla menuvaihtoehtoja suoraan omilla kotisivuillaan.
Rajoitukset: Se vaatii ruokalistojen ja henkilöhintojen syöttämisen järjestelmään kerran etukäteen, jotta laskuri osaa muodostaa tarkat hinta-arviot.
Mitä asioita kannattaa tarkistaa ohjelmistoa valittaessa
- Hinta-arvio omilla sivuilla. Asiakkaan tulee voida kokeilla eri menuvaihtoehtoja ja nähdä hinta suoraan kotisivuillasi ennen pyynnön lähettämistä.
- Kertasyöttö hinnastolle. Ruokalistat ja hinta per henkilö syötetään järjestelmään vain kerran, jolloin laskuri hoitaa summat puolestasi.
- Yksi selkeä pyyntölista. Kaikkien saapuvien tarjouspyyntöjen tulee näkyä yhdessä näkymässä, josta näet heti jokaisen pyynnön tilan.
- Sähköinen hyväksyntä. Asiakkaan on voitava hyväksyä ja allekirjoittaa saamansa tarjous suoraan puhelimellaan ilman tulostamista.
- Suomenkielinen asiakasnäkymä. Laskurin, tarjousnäkymän ja viestien on toimittava luontevalla suomen kielellä, jotta asiointi tuntuu tilaajasta ammattimaiselta.
- Tietojen säilytys EU-alueella. Varmista, että asiakasrekisteri ja tarjoustiedot tallennetaan EU-alueelle.
- Maksuton kokeilu omalla menulla. Ohjelmiston toimivuus kannattaa aina testata käytännössä omilla tutuilla tuotteilla ennen ostopäätöksen tekemistä.
Mistä kannattaa aloittaa eri tilanteissa
- Asiakkaat kysyvät jatkuvasti, paljonko maksaa 50 hengelle. Upota kotisivuillesi hintalaskuri, josta asiakas näkee alustavan hinnan heti vierasmäärän valittuaan. Näin säästät aikaa ja karsit turhat kyselyt pois ennen kuin yhteydenotto edes syntyy.
- Tarjousten tilanne karkaa käsistä. Siirrä sähköpostiviestit yhteen hallintanäkymään, jossa näet jokaisen tarjouksen tilan uuden, tarjotun ja varatun välillä. Yhtenäinen lista pitää huolen siitä, että vastaat ajoissa ja muistat seurata avoimia tarjouksia.
- Tarvitset verkkomaksuja luottokortilla. Valitse verkkokauppa-alusta, sillä CaterWay ei tue suoria verkkomaksuja kortilla. CaterWayssa lähetät asiakkaalle laskun tai ennakkomaksupyynnön, jonka kuittaat itse maksetuksi.
- Myyt valmiita juhlavateja noudettavaksi. Ota käyttöön yksinkertainen verkkokauppa, jossa asiakas voi maksaa tuotteet heti ja valita noutoajan. Räätälöity tarjouslaskuri on tarpeen vasta silloin, kun kokonaisuus suunnitellaan asiakkaan toiveiden mukaan.
- Olet vasta aloittamassa ja pyyntöjä tulee vähän. Pärjäät mainiosti perinteisellä sähköpostilla ja huolellisesti laaditulla taulukkolaskennalla. Siirry erilliseen ohjelmistoon vasta siinä vaiheessa, kun toistuva hinnoittelu ja viestien selvittely alkavat viedä liikaa keittiöaikaa.
Mitä CaterWay tekee ja mitä se ei tee
CaterWay yhdistää verkkosivuillesi upotettavan hintalaskurin ja tarjousten hallinnan yhteen paikkaan. Asiakas valitsee annokset sekä vierasmäärän suoraan sivuillasi, minkä jälkeen saat valmiin tarjouspyynnön ja voit lähettää tarjouksen sähköisesti allekirjoitettavaksi. Hyväksytystä tilauksesta saat automaattisesti keittiön työlistan, ostoslistan sekä allergeenierittelyn.
CaterWay ei käsittele korttimaksuja verkossa, eikä se sisällä työvuorosuunnittelua tai kirjanpitoa. Palvelu keskittyy sujuvaan siirtymään tarjouspyynnöstä tarjoukseksi ja hyväksytyksi tilaukseksi, josta lasku tai ennakkomaksu voidaan muodostaa ja kuitata maksetuksi käsin.
Maksuttomaan perusversioon kuuluu yksi laskuri, kolme menukategoriaa ja viisi tuotetta kussakin kategoriassa, ja Pro-tilaus hintaan 49 € kuukaudessa (39 € kuukaudessa vuosilaskutuksella) + alv poistaa nämä rajoitukset kokonaan.
Kokeile CaterWaytä maksutta omalla menullasi
Syötä ruokalistasi ja testaa, miten sujuvasti tarjouspyynnöstä syntyy valmis tilaus. Voit aloittaa heti maksuttomalla tilillä ilman luottokorttia.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on pitopalveluohjelmisto?
Pitopalveluohjelmisto on pitopalveluyrityksille suunniteltu työkalu, jolla hallitaan tarjouspyyntöjä, menuhintoja ja tilauksia. Se nopeuttaa tarjousten tekemistä laskemalla hinnat valmiiden ruokalistojen pohjalta ja pitää kaikki asiakaskyselyt järjestyksessä yhdessä paikassa. Parhaimmillaan se tuottaa hyväksytystä tilauksesta suoraan myös keittiön työlistat ja allergeenitiedot.
Tarvitseeko pieni pitopalvelu ohjelmistoa?
Jos saat vain muutaman tarjouspyynnön kuukaudessa, tavallinen sähköposti ja Excel riittävät usein pitkälle. Erillinen ohjelmisto kannattaa ottaa käyttöön silloin, kun huomaat laskevasi samoja hintoja toistuvasti käsin tai tarjousten seuranta vie liikaa aikaa ruoanlaitolta. Järjestelmällinen toimintatapa auttaa vastaamaan asiakkaille nopeammin jo yhden hengen yrityksessä.
Voiko hintalaskurin laittaa omille kotisivuille?
Kyllä voi, sillä laskuri upotetaan omille sivuillesi valmiilla koodinpätkällä. Se toimii yleisimmillä kotisivualustoilla, kuten WordPressissä, Wixissä ja Squarespacessa. Asiakkaat voivat kokeilla eri vaihtoehtoja ja jättää tarjouspyynnön poistumatta sivustoltasi.
Voiko asiakas maksaa tilauksen verkossa CaterWayssa?
Asiakas ei voi maksaa tilausta kortilla verkossa, sillä CaterWay ei sisällä suoria verkkomaksuja. Pro-tilauksella voit luoda asiakkaalle laskun tai ennakkomaksupyynnön suoraan hyväksytyn tilauksen tiedoista. Kun maksu saapuu yrityksesi tilille, merkitset laskun järjestelmässä maksetuksi.
Paljonko pitopalveluohjelmisto maksaa?
Ohjelmistojen hinnat vaihtelevat paljon järjestelmän laajuuden ja hinnoittelumallin mukaan. Markkinoilta löytyy sekä maksuttomia perustyökaluja että kuukausimaksullisia tai provisiopohjaisia järjestelmiä. CaterWay tarjoaa maksuttoman tilin kokeiluun ja Pro-version hintaan 49 € kuukaudessa (39 € kuukaudessa vuosilaskutuksella) + alv, ja muiden työkalujen ajantasaiset hinnat kannattaa aina tarkistaa kunkin tarjoajan omilta sivuilta.