Miten pitopalveluyritys hallitsee tarjouspyynnöt tehokkaasti

Miksi pitopalvelulle tulee niin paljon tarjouspyyntöjä, ja miksi niiden hallinta on haastavaa

Pitopalvelu on tilaustyötä. Toisin kuin verkkokaupassa tai perinteisessä ravintolassa, asiakas ei voi vain valita annoksia suoraan hinnastosta. Jokainen tilaisuus on erilainen: häissä voi olla 80 vierasta ja kolme ruokalajia, yrityksen pikkujouluissa 200 hengen cocktail-tilaisuus ja syntymäpäivillä 25 hengen teemamenu. Jokainen kiinnostunut asiakas tarvitsee siis yksilöllisen tarjouksen.

Suosittu pitopalvelu voi saada sesonkiaikoina, kuten loppuvuodesta ja kevään hääsesongin alla, kymmeniä tarjouspyyntöjä viikossa. Ilman selkeää järjestelmää seuraukset ovat tuttuja:

• Saapuneiden viestien kansio täyttyy puutteellisista yhteydenotoista
• Jokainen tarjous täytyy laskea erikseen, usein käsin tai Excelissä
• Seuranta käy mahdottomaksi: kukaan ei tiedä varmaksi, missä vaiheessa kukin tarjous on
• Kiireen keskellä pyyntöjä unohtuu tai vastaukset viivästyvät ratkaisevasti
• Pyyntöjen tarkentamiseen kuluu valtavasti aikaa, kun tärkeitä perustietoja joudutaan kyselemään erikseen

Perinteiset menetelmät ja niiden ongelmat

Useimmat pitopalvelut aloittavat samoilla työkaluilla: sähköpostilla, puhelimella ja Excel- tai Google Sheets -taulukoilla. Ne toimivat silloin, kun pyyntöjä tulee vain muutama kuukaudessa, mutta työtapa pettää heti kysynnän kasvaessa.

Kaikkein eniten ongelma rokottaa sesonkihuipuissa. Loppuvuodesta tai toukokuun hääsesongin kynnyksellä tarjouspyyntöjä saattaa tulla enemmän kuin ehdit käsitellä. Jos vastaamiseen kuluu kolme päivää, asiakas on usein ehtinyt jo valita toisen pitopalvelun.

Mitä moderni tarjouspyynnön hallinta tarkoittaa

Tehokas tarjousprosessi rakentuu kolmesta periaatteesta:

1. Oikea tieto kerätään heti ensimmäisellä kerralla. Vapaamuotoisen sähköpostin sijaan asiakas täyttää selkeän lomakkeen tai käyttää laskuria. Saat heti alussa tiedot vierasmäärästä, tapahtumapäivästä, menutoiveista ja erityisruokavalioista ilman erillistä selvittelyä.
2. Kaikki pyynnöt ovat yhdessä paikassa. Viestit eivät loju eri postilaatikoissa, vaan käytössä on yksi hallintanäkymä, josta näet jokaisen pyynnön tilan: uusi, käsittelyssä, tarjottu, varattu tai hylätty.
3. Hinnoittelu on automatisoitu. Ruokalistat ja henkilöhinnat tallennetaan järjestelmään etukäteen. Kun asiakas ilmoittaa vierasmäärän ja toivotun menun, arvio lasketaan automaattisesti ilman käsin laskemista.

Laskuri asiakkaan sivuilla: miten se toimii käytännössä

Yksi vaikuttavimmista tavoista tehostaa pitopalvelun myyntiä on lisätä verkkosivuille interaktiivinen hintalaskuri. Käytännössä se toimii näin:

1. Asiakas saapuu sivustollesi. Hän etsii pitopalvelua häihin tai yritystilaisuuteen. Verkkosivuillasi on tarjouspyyntöosio ja siihen upotettu laskuri.
2. Asiakas syöttää tiedot. Vierasmäärä, tilaisuuden tyyppi ja toivotut ruokalajit alkuruoista jälkiruokiin. Laskuri päivittyy reaaliajassa.
3. Asiakas näkee hinta-arvion. "Arvioidut kustannukset: 2 400 – 3 200 €. Arvio sisältää ruoan, tarjoilun ja kuljetuksen toimialueellasi."
4. Asiakas lähettää tarjouspyynnön. Koska asiakkaalla on jo realistinen käsitys hinnasta, hän lähettää yhteystietonsa, ja saat heti huomattavasti laadukkaamman ja kattavamman pyynnön.
5. Sinä saat valmiin tarjouspyynnön hallintapaneeliisi. Kaikki tiedot ovat valmiina ilman turhaa viestirumbaa. Voit lähettää suoraan virallisen tarjouksen tai jatkaa keskustelua asiakkaan kanssa.

Näin asiakkaat ottavat yhteyttä paremmin valmistautuneina, heillä on realistinen käsitys hinnasta ja he ovat valmiimpia tekemään päätöksen. Valmiit tarjouspyynnöt johtavat tilauksiin huomattavasti todennäköisemmin kuin epämääräiset "paljonko maksaa" -kyselyt.

Miten CaterWay ratkaisee pitopalvelun tarjousprosessin

CaterWay on kehitetty ratkaisemaan juuri tämä ongelma. Sen sijaan, että yrittäisit sovittaa yleiskäyttöistä lomaketyökalua tai CRM-järjestelmää pitopalvelun arkeen, CaterWay pohjautuu suoraan alan omaan logiikkaan:

• Määritä ruokalistasi kerran. Syötä tuotteet, henkilöhinnat, ruokalajit ja erikoisvaihtoehdot järjestelmään kerran automaattisen hinnoittelun pohjaksi.
• Upota laskuri sivustollesi. Saat valmiin koodinpätkän, jonka lisäät sivustollesi muutamassa minuutissa. Laskuri toimii sujuvasti niin puhelimella kuin tietokoneella.
• Vastaanota tarjouspyynnöt hallintapaneelissa. Kaikki pyynnöt näkyvät yhdessä näkymässä. Voit päivittää niiden tiloja, vastata suoraan järjestelmästä ja seurata, kuinka moni pyyntö johtaa tilaukseen.
• Lähetä ammattimainen tarjous. Vastaa asiakkaalle suoraan CaterWaysta. Tarjous näyttää ammattimaiselta, ja koko viestintähistoria tallentuu automaattisesti talteen.

Asiakastiedot säilytetään EU-alueella.

Käytännön vinkit tehokkaaseen tarjouspyyntöprosessiin

1. Vastaa alle 24 tunnissa. Pitopalvelua etsivä asiakas pyytää usein tarjouksen useammalta yritykseltä samanaikaisesti. Nopein asiallinen vastaus voittaa usein kaupan, ei suinkaan halvin hinta.
2. Kerro selkeä vastausaika jo lomakkeessa. Kerro jo lomakkeessa, milloin asiakas voi odottaa vastausta: "Vastaamme kaikkiin kyselyihin arkisin 24 tunnin sisällä."
3. Kerää kaikki tarvittava tieto ensimmäisellä kerralla. Kattava lomake vähentää lisäkysymysten tarvetta huomattavasti. Älä epäröi kysyä tarpeellisia asioita heti, sillä asiakas arvostaa selkeää ja ammattimaista otetta.
4. Seuraa, mitkä pyynnöt muuttuvat tilauksiksi. Ilman seurantaa et tiedä, mikä toimii. Tarkastele tilauksiksi päätyvien tarjousten osuutta ja etsi pullonkaulat: karsiiko asiakkaita hidas vastausaika, hinta vai ruokalista?
5. Automatisoi seurantaviestit. Jos asiakas ei vastaa tarjoukseen viikon sisällä, muistutusviesti voi herättää kiinnostuksen uudelleen. Monet tilaukset syntyvät toisesta tai kolmannesta yhteydenotosta.