Miksi ammattimainen tarjous ratkaisee kaupat?
Ammattimainen pitopalvelutarjous kertoo asiakkaalle tarkasti, mitä tilaukseen kuuluu, ehkäisee väärinkäsityksiä ja tekee tilaamisesta helppoa.
Kun asiakas järjestää häitä, syntymäpäiviä tai yritystilaisuutta, hän etsii luotettavaa tekijää, johon voi luottaa ilman huolta lisäkuluista tai puutteista tarjoilussa. Selkeä ja eritelty tarjous antaa ammattimaisen kuvan ja madaltaa ostokynnystä huomattavasti paremmin kuin lyhyt sähköposti, jossa kerrotaan vain kokonaishinta. Hyvin laadittu tarjous myös suojaa yritystäsi, sillä se määrittelee toimituksen rajat, peruutusehdot ja vastuut, jos tilanne muuttuu.
Mitä hyvään pitopalvelutarjoukseen kuuluu: 8 keskeistä osaa
Kattava pitopalvelutarjous koostuu kahdeksasta osasta, jotta tilauksen sisältö ja toimitusehdot ovat molemmille osapuolille täysin selvät.
1. Yrityksesi tiedot
- Yrityksen virallinen nimi ja mahdollinen aputoiminimi
- Y-tunnus ja kotipaikka
- Yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero ja toimitilojen osoite
- Yhteyshenkilön nimi, joka vastaa tarjouksen yksityiskohdista
- Tarjouksen yksilöivä tarjousnumero sekä tarjouksen laatimispäivämäärä
2. Asiakkaan ja tilaisuuden tiedot
- Tilaajan tai yrityksen nimi ja laskutustiedot
- Tilaajan puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Tilaisuuden luonne (kuten häät, muistotilaisuus, yritysjuhla tai syntymäpäivä)
- Juhlapaikan tarkka nimi ja käyntiosoite
- Tilaisuuden päivämäärä, ruokailun suunniteltu kellonaika ja tilaisuuden arvioitu kesto
- Alustava vierasmäärä aikuisten ja mahdollisten lasten osalta eriteltynä
3. Menu osioittain ja erikoisruokavaliot
- Menukokonaisuus loogisesti jaoteltuna: tervetulomalja, alkuruoat, pääruoat lisukkeineen, jälkiruoka ja kahvitarjoilu
- Mahdolliset iltapalat tai yöruoat omana kohtanaan
- Leivät, levitteet ja ruokajuomat (kuten vesi, mehu ja kotikalja)
- Erikoisruokavalioiden ja allergeenien huomioimisen periaatteet sekä tiedot mahdollisista lisäveloituksista
4. Hintayhteenveto
- Menun hinta per henkilö kerrottuna alustavalla vierasmäärällä
- Henkilökunnan työtunnit ja tuntiveloitus paikan päällä
- Kuljetuskustannukset ja logistiikkamaksut
- Astiavuokrat, liinavuokrat ja erilliset kalustokulut
- Veroton välisumma, arvonlisäveron määrä euroina sekä arvonlisäverollinen loppusumma
5. Palvelun sisältö ja toimituksen rajaukset
- Esivalmistelut, kuljetus, esillepano noutopöytään ja buffetin ylläpito
- Tarjoilijoiden tehtävät paikan päällä (kuten juomien kaato, lautasten keruu ja tiskaus)
- Loppusiivous ja jätteiden lajittelu keittiötiloissa
- Selkeät rajaukset: kuuluuko tarjoukseen esimerkiksi juhlapaikan salin pöytien järjestely, roskien poiskuljetus juhlapaikalta tai asiakkaan omien juomien viilennys
6. Sopimusehdot ja määräajat
- Tarjouksen voimassaoloaika, jonka jälkeen hinnat ja alustava varaus raukeavat
- Mahdollisen varausmaksun tai ennakkomaksun suuruus ja eräpäivä
- Määräaika, johon mennessä sitova lopullinen vierasmäärä ja laskutusperuste on ilmoitettava
- Määräaika erityisruokavalioiden ja allergioiden yksilöidylle ilmoittamiselle
- Peruutusehdot ja peruutuskulut porrastettuna peruutusajankohdan mukaan
7. Maksutiedot ja laskutusehdot
- Hyväksytyt laskutustavat: verkkolasku, sähköpostilasku tai korttimaksu
- Maksuehto ja maksuaika päivinä
- Viivästyskorko ja huomautuskulut korkolain mukaisesti
8. Tarjouksen hyväksyminen ja seuraavat askeleet
- Selkeä ohje siitä, miten tarjous vahvistetaan (sähköpostivahvistus, allekirjoitus tai sähköinen hyväksyntä)
- Kuvaus siitä, mitä tapahtuu hyväksymisen jälkeen (kuten ennakkolaskun lähetys ja yksityiskohtien katselmointi juhlapaikalla)
- Allekirjoituskentät tai vahvistusmerkinnät molemmille osapuolille
Ilmainen catering-tarjouspohja
Alla oleva tarjouspohja sisältää kaiken, mitä pitopalvelutarjoukseen tarvitaan. Voit kopioida sen suoraan käyttöösi.
Tarjouspohja
TARJOUS Myyjä: [Yrityksen nimi] Y-tunnus: [Y-tunnus] Osoite: [Katuosoite, Postinumero ja -toimipaikka] Puhelin: [Puhelinnumero] Sähköposti: [Sähköpostiosoite] Yhteyshenkilö: [Yhteyshenkilön nimi] Asiakas ja tilaus: Asiakas: [Asiakkaan tai yrityksen nimi] Yhdyshenkilö: [Yhdyshenkilön nimi] Puhelin: [Puhelinnumero] Sähköposti: [Sähköpostiosoite] Laskutusosoite: [Laskutusosoite tai verkkolaskuosoite] Tarjousnumero: [Tarjous nro] Päiväys: [pvm] Tarjous on voimassa: [Voimassa [pvm] asti] Tilaisuuden tiedot: Tilaisuus: [Tilaisuuden luonne, esim. häät / syntymäpäivät / yritysjuhla] Päivämäärä: [pvm] Kellonaika: [Alkamisaika]–[Päättymisaika] (ruokailu klo [Kellonaika]) Tapahtumapaikka: [Juhlapaikan nimi ja tarkka osoite] Arvioitu vierasmäärä: [x] henkilöä (aikuiset [x] hlö, lapset [x] hlö) Menu: Tervetulomalja: - [Maljan sisältö ja alkoholiton vaihtoehto]: [x] € per hlö Alkuruoat: - [Alkuruokalaji 1] - [Alkuruokalaji 2] - [Alkuruokalaji 3] - [Leipävalikoima ja voi tai levite]: [x] € per hlö Pääruoat: - [Pääruokalaji 1 ja lisuke] - [Kasvis- tai vegaanivaihtoehto] - [Kastike ja lämpimät kasvikset]: [x] € per hlö Jälkiruoka ja kahvi: - [Juhlakakku tai jälkiruoka] - [Kahvi, tee ja erikoisruokavaliojälkiruoka]: [x] € per hlö Erikoisruokavaliot: [miten erikoisruokavaliot huomioidaan ja veloitetaanko niistä erikseen] Hintayhteenveto: - Menu yhteensä: [x] henkilöä × [x] € per hlö = [x] € - Henkilökunta paikan päällä: [x] tarjoilijaa × [x] tuntia × [x] € per tunti = [x] € - Kuljetus ja logistiikka: [x] € - Astia- ja liinavuokrat ([x] henkilölle): [x] € Veroton välisumma: [x] € Arvonlisävero ruoka (ALV [x] %): [x] € Arvonlisävero palvelut ja vuokrat (ALV [x] %): [x] € Yhteensä maksettava (sis. ALV): [x] € Palvelun sisältö: Hintaan sisältyy: - Ruokien valmistus, kuljetus lämpölaatikoissa juhlapaikalle ja esillepano noutopöytään - Tarjoiluhenkilökunnan työ paikan päällä sovitun tuntimäärän mukaisesti - Noutopöydän siistiminen ja ylläpito ruokailun ajan - Astioiden kerääminen pöydistä ja keittiötilojen perussiivous tilaisuuden päätteeksi - Sovitut astiat, aterimet, lasit ja tarjoiluvälineet Hintaan ei sisälly: - Juhlapaikan tilavuokrat tai salin pöytäjärjestyksen rakentaminen - Asiakkaan omien alkoholijuomien hankinta tai niiden virallinen anniskelulupa - Jätteiden poiskuljetus juhlapaikan jätepisteen ulkopuolelle Toimitusehdot ja varauksen vahvistaminen: 1. Varauksen vahvistaminen ja ennakkomaksu: Varaus vahvistetaan kirjallisesti. Vahvistuksen yhteydessä laskutetaan ennakkomaksu [x] % tarjouksen arvioidusta loppusummasta eräpäivällä [pvm]. Ennakkomaksu hyvitetään loppulaskussa. 2. Lopullinen vierasmäärä ja erikoisruokavaliot: Sitova lopullinen henkilömäärä sekä eritellyt erikoisruokavaliot ja allergiat tulee ilmoittaa kirjallisesti viimeistään [pvm] mennessä. Tämä ilmoitettu määrä toimii lopullisen laskutuksen vähimmäisperusteena. 3. Peruutusehdot: Jos tilaus peruutetaan ennen päivämäärää [pvm], ennakkomaksu palautetaan vähennettynä toimistokuluilla [x] €. Jos peruutus tapahtuu ajalla [pvm]–[pvm], veloitetaan [x] % tarjouksen kokonaissummasta. Mikäli peruutus tehdään päivämäärän [pvm] jälkeen, veloitetaan [x] % kokonaissummasta. 4. Maksuehdot: Loppulasku erääntyy tilaisuuden jälkeen [x] päivän maksuajalla. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaisesti. Hyväksyntä: Tarjous hyväksytään palauttamalla tämä asiakirja allekirjoitettuna tai vahvistamalla tilaus sähköpostitse viittaamalla tarjousnumeroon [Tarjous nro]. Paikka ja aika: [Kaupunki], [pvm] _____________________________ _____________________________ [Yrityksen edustajan allekirjoitus] [Asiakkaan allekirjoitus ja nimenselvennys]
Kuusi yleistä virhettä pitopalvelun tarjouksissa
Pitopalveluiden tarjouksissa toistuu kuusi virhettä, jotka heikentävät myyntiä ja aiheuttavat turhia taloudellisia riskejä yrittäjälle.
1. Erittelyn puuttuminen
Jos tarjouksessa on vain yksi könttäsumma koko tilaisuudelle, asiakas ei tiedä, mistä hän maksaa. Erittelyn puute herättää epäluuloa ja saa tarjouksen tuntumaan kalliilta, vaikka hinta olisi täysin kohdallaan. Kun erittelet ruoan, henkilökunnan, astiat ja kuljetuksen, asiakas ymmärtää palvelun laajuuden ja voi tarvittaessa karsia jostakin budjettinsa mukaan.
2. Voimassaoloajan puuttuminen
Tarjous ilman viimeistä voimassaolopäivää sitoo kalenterisi epämääräiseksi ajaksi. Asiakas saattaa hyväksyä tarjouksen vasta kuukausien kuluttua, jolloin raaka-aineiden hinnat ovat voineet nousta tai olet jo ehtinyt myydä saman päivän toiselle tilaajalle. Ilmoita tarjouksessa aina tarkka päivämäärä, johon asti tarjottu hinta ja päivän varaus ovat voimassa.
3. Epäselvät säännöt vierasmäärän muutoksille
Vierasmäärä elää juhlissa lähes aina viime hetkeen asti. Jos tarjouksessa ei ole takarajaa määrän vahvistamiselle, asiakas saattaa ilmoittaa peruutuksista vasta edellisenä iltana, kun olet jo ostanut raaka-aineet ja varannut henkilökunnan. Määrittele aina sitova päivämäärä, jonka henkilömäärä toimii laskutuksen vähimmäisperusteena.
4. Puuttuvat tai tulkinnanvaraiset peruutusehdot
Tilaisuuksia peruuntuu sairastumisten, perhesyiden ja aikataulumuutosten vuoksi. Ilman sovittuja, kirjallisia peruutusehtoja tehty työ, tilatut raaka-aineet ja varatut työvuorot jäävät helposti omaksi tappioksesi. Kirjaa tarjoukseen selkeät aikarajat ja veloitettavat osuudet eri peruutusajankohdille.
5. Jokainen tarjous näyttää ja tuntuu erilaiselta
Jos laadit jokaisen tarjouksen alusta alkaen Wordissa tai vapaamuotoisessa sähköpostissa, yrityksesi viestintä näyttää sekavalta ja virheriski kasvaa. Valmis tarjouspohja takaa ammattimaisen ilmeen, varmistaa, että muistat kaikki ehdot joka kerta, ja nopeuttaa tarjousten tekemistä huomattavasti.
6. Tarjouksen seuraamisen unohtaminen
Moni kauppa kaatuu siihen, että tarjouksen lähettämisen jälkeen jäädään vain odottamaan vastausta. Asiakkaat ovat kiireisiä ja pyytävät usein tarjouksen monelta pitopalvelulta yhtä aikaa. Ystävällinen yhteydenotto muutama päivä tarjouksen lähettämisen jälkeen osoittaa hyvää palvelua, vastaa asiakkaan kysymyksiin ja kääntää avoimet kyselyt vahvistetuiksi tilauksiksi.
Word-pohjasta automaattiseen tarjoukseen
Kun siirrät tarjoukset tekstitiedostoista järjestelmään, toistuva rutiinityö jää pois ja asiakas tekee ostopäätöksen nopeammin.
Perinteisten tekstidokumenttien ja sähköpostiliitteiden pyörittely vie helposti useita tunteja jokaisen asiakaskyselyn kohdalla. Kun asiakas haluaa vaihtaa menua tai muuttaa vierasmäärää, joudut avaamaan tiedoston uudelleen, laskemaan uudet summat, tallentamaan pdf-tiedoston ja lähettämään sen taas sähköpostilla.
CaterWay tekee tästä suoraviivaista. Asiakas kokoaa tarjouspyynnön suoraan verkkosivujesi hintalaskurissa valitsemalla menun ja vierasmäärän, jolloin saat heti valmiiksi eritellyn pyynnön ilman edestakaista viestittelyä. Hinta lasketaan automaattisesti menusi ja hinnoittelusi mukaan, joten sinun tarvitsee vain tarkistaa kokonaisuus, tehdä mahdolliset asiakaskohtaiset säädöt ja lähettää tarjous suoraan järjestelmästä. Asiakas hyväksyy tarjouksen verkossa, ja näet jokaisen lähetetyn tarjouksen tilanteen yhdestä näkymästä.
Lopeta tarjousten manuaalinen näpyttely
Siirry nykyaikaiseen catering-laskentaan. Ota CaterWay käyttöön ilmaiseksi ja lähetä ammattimaiset tarjoukset muutamassa minuutissa.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kauan tarjouksen pitää olla voimassa?
Tarjouksessa kannattaa aina ilmoittaa tarkka päättymispäivä, johon asti hinta ja päivän varaus ovat voimassa. Päätät voimassaoloajan pituuden itse sesongin mukaan. Vilkkaana sesonkina aika kannattaa pitää lyhyenä, jotta et varaa kalenteria turhaan. Hiljaisempana aikana asiakkaalle voi antaa pidemmän harkinta-ajan.
Pitääkö tarjouksessa näkyä ALV?
Kyllä, arvonlisäveron on käytävä tarjouksesta selvästi ilmi. Kuluttajille tarjous pitää lain mukaan esittää niin, että verollinen kokonaishinta näkyy heti. Yritysasiakkaille voit esittää tarjouksen verottomana, kunhan erittelet sovellettavat verokannat ja arvonlisäveron osuuden euroina.
Miten seuraan tarjousta, jos asiakas ei vastaa?
Jos asiakas ei vastaa muutaman arkipäivän kuluessa, ota yhteyttä puhelimitse tai lyhyellä, ystävällisellä sähköpostilla. Kysy, tuliko tarjous perille, heräsikö menusta kysymyksiä ja kaipaako jokin kohta tarkennusta. Yhteydenotto osoittaa hyvää palvelua ja antaa tilaisuuden vastata kysymyksiin ennen kuin asiakas kääntyy toisen pitopalvelun puoleen.
Voinko käyttää pohjaa ilmaiseksi?
Kyllä. Voit kopioida tämän artikkelin tarjouspohjan vapaasti ja muokata siitä yrityksellesi sopivan. Voit siirtää pohjan sellaisenaan tekstinkäsittelyohjelmaan tai hyödyntää sen rakennetta sähköisessä tarjousjärjestelmässä.