Lyhyt vastaus
Kuittaa pyyntö saman päivän aikana. Kysy puuttuvat tiedot yhdellä viestillä. Lähetä sitten tarjous, jossa on yksi suositus, eritelty hinta, voimassaoloaika ja yksi selvä tapa hyväksyä.
1. Kuittaa heti
Jos et ehdi laskea tarjousta samana päivänä, vastaa silti. Kerro, että pyyntö tuli perille ja milloin tarjous on valmis. Kun asiakas tietää, milloin tarjous tulee, hän ei ala kysellä muualta.
2. Kysy puuttuvat tiedot kerralla
Tarjouspyynnöstä puuttuu usein jotain. Kysy kaikki puuttuvat tiedot samassa viestissä, ettei vastaus veny viikon viestittelyksi:
- Päivä, kellonaika ja paikka
- Vierasmäärä, vaikka arviona
- Tilaisuuden luonne: häät, muistotilaisuus, yrityksen juhla
- Erityisruokavaliot ja allergiat
- Nouto, toimitus vai tarjoilu paikan päällä
- Budjetti, jos asiakas haluaa sen kertoa
3. Ehdota yhtä vaihtoehtoa
Kolme rinnakkaista menua siirtää päätöksen asiakkaalle, ja päätös venyy. Suosittele yhtä menua ja tarjoa yksi vaihtoehto, esimerkiksi edullisempi tai juhlavampi. Kerro lyhyesti, miksi suosittelet juuri tätä tähän tilaisuuteen.
4. Kirjoita tarjous, jonka voi hyväksyä heti
- Tilaisuus asiakkaan omin sanoin, niin hän näkee, että kuuntelit.
- Menu ja ruokavaliot selvästi merkittyinä.
- Hinta per henkilö ja yhteensä. Tarjoilu, kuljetus ja kalusto omina riveinään.
- Voimassaoloaika, ennakkomaksu ja peruutusehdot.
- Yksi tapa hyväksyä: allekirjoitus, linkki tai vastausviesti.
Tarjouksen osat ja valmis pohja löytyvät tarjouspohjasta.
Esimerkki vastauksen alusta
”Kiitos, että pyysit meiltä tarjousta kesäjuhlaasi 14.6. venevajalle. 80 vieraalle kello 18 alkaen ehdotamme rentoa grillinoutopöytää, jossa on kaksi kasvisruokaa. Paikalla on kolme tarjoilijaamme kello 22 asti. Menu ja hinta ovat alla. Tarjous on voimassa 14 päivää.”
Siinä on tilaisuus, vastaus tärkeimpiin kysymyksiin ja seuraava askel. Loput tiedot tulevat tarjouksen rungossa.
5. Muistuta kerran
Jos vastausta ei kuulu, lähetä lyhyt viesti ennen kuin tarjous vanhenee. Kysy, tuliko tarjous perille ja pitääkö jotain muuttaa. Moni vastausta vaille jäänyt tarjous muuttuu tilaukseksi juuri tästä viestistä.
Kun tarjouspyyntöjä tulee paljon
Eniten aikaa menee siihen, että kyselet puuttuvia tietoja. CaterWayssa asiakas valitsee ruoat ja vierasmäärän kotisivujesi laskurissa ja näkee hinta-arvion. Tarjouspyyntö tulee sinulle valmiina, hinta laskettuna. Muokkaat tarvittavat kohdat, liität PDF:n halutessasi, ja asiakas voi hyväksyä tarjouksen verkossa.
Kokeile CaterWaytä omalla ruokalistallasi
Voit aloittaa heti maksuttomalla tilillä ilman luottokorttia. Aloita ilmaiseksi →