Jokainen varaus tuottaa lopulta saman viestin: "ai niin, ja yksi heistä on keliaakikko". Yleensä se saapuu kolme päivää ennen tilaisuutta, joskus sen aamuna. Tämä asetus siirtää keskustelun siihen hetkeen, jossa asiakas jo muutenkin täyttää lomaketta.
Kaksi eri kysymystä
Kannattaa erottaa kaksi samalta kuulostavaa asiaa:
- Mitä ruoassasi on on sinun ilmoituksesi, jokaisen tuotteen kohdalla osiossa Allergeenit. Katso Merkitse allergeenit.
- Mitä vieras ei voi syödä on asiakkaan ilmoitus. Se on tämä asetus.
Näin otat sen käyttöön
- Kirjaudu sisään CaterWayhin.
- Avaa vasemman reunan valikosta Laskurit ja avaa haluamasi laskuri.
- Pysy Perustiedot-välilehdellä.
- Laita päälle Kysy erikoisruokavalioita.
- Tallenna.
Mitä asiakas näkee
Vaiheen nimeltä Erikoisruokavaliot, jossa kerrotaan että keittiö haluaa varautua allergioihin ja ruokavalioihin, ja että vaiheen voi ohittaa. Jokaisesta vieraasta hän voi:
- valita kohdasta Allergiat ne 14 allergeenia jotka EU:n elintarvikelaki nimeää
- valita kohdasta Ruokavaliot ne syömisen tavat jotka eivät ole allergioita, kuten vegaani tai laktoositon
- lisää etunimi, mutta vain jos olet kytkenyt asetuksen Kysy vieraiden nimet erityisruokavalioihin päälle (katso alla)
- kirjoittaa kohtaan Jotain muuta? sen mitä valmiit vaihtoehdot eivät kata
- painaa Lisää henkilö seuraavaa varten
Määrät tai nimet
Tämä vaihe kysyy oletuksena määriä eikä nimiä: "2 x gluteeniton, 1 x halal". Asiakas valitsee ruokavalion, asettaa henkilömäärän ja saa kehotuksen olla kirjoittamatta nimiä. Tämä riittää useimmille keittiöille, ja samalla vältyt kokonaan terveystietojen käsittelyltä.
Vieraiden nimien kysyminen
Joissakin tilaisuuksissa nimet ovat tarpeen, kuten istuvalla illallisella, jossa tarjoilijan on tiedettävä, mikä annos viedään kenellekin. Kytke Kysy vieraiden nimet erityisruokavalioihin päälle kohdassa Kysy erikoisruokavalioita.
Allergiaan liitetty nimi on terveystieto, ja halaliin tai kosheriin yhdistetty nimi voi kertoa uskonnosta. Tietosuoja-asetuksessa (GDPR) näitä kutsutaan erityisiksi henkilötietoryhmiksi, joiden käsittelyyn tarvitaan vieraan nimenomainen suostumus. Siksi luet ennen asetuksen kytkemistä lyhyen selvityksen ja painat Ymmärrän, ota käyttöön. Tallennamme tiedon siitä, kuka vahvistuksen teki ja milloin.
Kun nimivalinta on päällä, asiakas näkee vieraiden tietojen alla erillisen suostumusruudun. Ruutu ei ole koskaan valmiiksi rastitettuna, eikä pyyntöä voi lähettää nimien kanssa ennen kuin se on rastitettu. Asiakas vahvistaa samalla, että nimetyt vieraat ovat suostuneet tietojensa luovuttamiseen. Jokaiseen tarjoukseen tallentuu tieto siitä, milloin suostumus annettiin ja mikä tekstiversio asiakkaalle näytettiin.
Sinä toimit näiden tietojen rekisterinpitäjänä. Kysy nimiä vain silloin, kun todella tarvitset niitä, äläkä kopioi niitä muihin järjestelmiin.
Milloin tiedot poistetaan
Vieraiden nimet ja vapaamuotoiset ruokavaliomerkinnät poistetaan automaattisesti tilaisuuden jälkeen. Valitset päivien määrän kohdasta Poista nimelliset ruokavaliotiedot tilaisuuden jälkeen: 30-365 päivää, oletuksena 90. Määrät säilyvät tarjouksella, joten esimerkiksi "2 x gluteeniton" pysyy tallessa laskutusta ja mahdollisia reklamaatioita varten. Jokaisessa tarjouksessa näkyy tietojen poistopäivä, ja myös asiakkaan suostumustekstissä kerrotaan sama päivien määrä.
Käytä omaa sanamuotoasi
Jos oletusotsikko ja selite eivät kuulosta sinulta, korvaa ne. Kytkimen alla on Otsikko (vapaaehtoinen) ja Selite (vapaaehtoinen). Jätä ne tyhjiksi, niin CaterWay käyttää omaa tekstiään käännettynä jokaiselle laskurisi kielelle. Täytä ne, niin oma tekstisi näytetään täsmälleen kirjoitetussa muodossa asiakkaille kaikilla kielillä, joten kirjoita se sillä kielellä jota asiakkaasi oikeasti lukevat.
Mihin vastaukset menevät
Tarjoukselle hallintapaneeliisi, saamaasi sähköpostiin, CSV-vientiin ja allekirjoitettuun PDF:ään. Sieltä voit tulostaa keittiölle allergeeniliitteen, joka asettaa vieraiden tarpeet sen rinnalle mitä tilauksen jokainen annos oikeasti sisältää.
Hyvä tietää
- Tämä on maksuton jokaisella tilauksella. Kysymyksestä laskuttaminen tarkoittaisi, että sen jättävät pois juuri ne pitopalvelut joilla on vähiten varaa seurauksiin.
- Asiakas voi ohittaa vaiheen. Tarjous jossa hän ei sanonut mitään näyttää erilaiselta kuin tarjous jossa hän sanoi ettei mitään ole, ja tarjous kertoo kummasta oli kyse.
- Laskuri joka ei koskaan kysynyt näyttää tarjouksillaan tekstin "Tämä laskuri ei kysynyt erikoisruokavalioita", joten tyhjää kenttää ei erehdy pitämään puhtaana paperina.
Oliko tästä ohjeesta apua?