Poista asiakkaan tiedot pyynnöstä

Asiakkaasi voivat pyytää sinua poistamaan henkilötietonsa tai toimittamaan niistä kopion. Sinä päätät asiakkaidesi tiedoista, joten nämä pyynnöt kuuluvat sinulle. Jos asiakas ottaa sen sijaan yhteyttä CaterWayhin, toimitamme pyynnön sinulle ilman aiheetonta viivytystä ja kerromme tästä asiakkaalle. Vain tilin omistaja voi poistaa asiakkaan tiedot, sillä poistoa ei voi perua.

Poista tiedot

Avaa asiakas Asiakkaat-listalta ja paina Poista asiakkaan tiedot. Ennen poistamista ikkunassa näkyy, mitä tietoja poistetaan ja mitä säilytetään.

Poistetaan:

• Asiakaskortin yhteystiedot, muistiinpanot ja tunnisteet
• Jokaisesta tarjouksesta ja tilauksesta: erityisruokavaliot, allergiat, vieraiden nimet, vastaukset kysymyksiisi, ladatut tiedostot ja sisäiset muistiinpanosi.
• Tarjouksista, joista ei koskaan tullut tilauksia, poistetaan myös kaikki muu: viestit, yhteystiedot ja lisätiedot. Nimeksi vaihtuu "Poistettu asiakas".
• Asiakkaan nimi ja tiedot tapahtumista. Tapahtumat poistuvat kalenteristasi.
• Myös samasta sähköpostiosoitteesta lähetetyt tarjoukset löytyvät, vaikka niitä ei olisi koskaan liitetty asiakaskorttiin.

Säilytetään ja miksi:

• Tilaukset, jotka asiakas on hyväksynyt, säilyvät, mutta ne siirretään pois listoiltasi ja hauistasi: itse tilaus, kaupan yhteystiedot ja tilaukseen liittyvät viestit. Kirjanpitolaki katsoo ne liikekirjeenvaihdoksi ja vaatii säilyttämään ne 6 vuotta tapahtumavuoden päättymisestä.
• Laskut ja maksupyynnöt säilyvät täsmälleen sellaisina kuin loit ne, myös 6 vuotta.
• Todiste hyväksymisestä asiakkaan hyväksymistä tilauksista säilytetään 3 vuotta tapahtuman jälkeen, sillä kumpikin osapuoli voi esittää vaatimuksia tämän ajan kuluessa.
• Loppusummat, päivämäärät ja tuotteet säilyvät raporttejasi varten ilman nimitietoja.

Vahvista poisto kirjoittamalla asiakkaan nimi ja paina sitten Poista tiedot.

Kerro tämän jälkeen asiakkaalle, mitä poistit, mitä säilytit ja miksi.

Anna asiakkaalle kopio

Paina asiakassivulla painiketta Lataa kaikki asiakkaan tiedot. Selkeä sivu on tarkoitettu asiakkaalle lähetettäväksi, ja selaimesi voi tallentaa sen PDF-tiedostona. JSON-tiedosto puolestaan sopii tietojen siirtämiseen toiseen palveluun. Jos asiakas pyysi kumpaakin, lataa kopio talteen ennen tietojen poistamista.